La carte conducteur du chronotachygraphe se demande en ligne sur HubProTransport. Elle est personnelle, valable cinq ans et son renouvellement n’est pas automatique. En cas de perte, de vol ou de panne, il faut demander son remplacement sous sept jours civils. La conduite sans carte peut rester possible pendant 15 jours civils au maximum, mais seulement avec des justificatifs et des impressions papier à chaque trajet.
À quoi sert la carte conducteur du chronotachygraphe ?
Cette carte à puce identifie le conducteur dans le tachygraphe numérique. Elle enregistre notamment les périodes de conduite, de travail, de disponibilité et de repos, ainsi que les véhicules utilisés. Elle ne remplace ni le permis de conduire ni la carte de qualification liée à la FIMO ou à la FCO.
Elle concerne en règle générale les conducteurs de véhicules de transport de marchandises de plus de 3,5 tonnes et les véhicules de transport de voyageurs de plus de neuf places, conducteur compris, lorsqu’ils entrent dans le champ de la réglementation. Des exemptions existent selon l’activité et le véhicule. Notre dossier sur le fonctionnement du chronotachygraphe intelligent permet de vérifier les véhicules concernés et les principales obligations.
Pour une carte délivrée en France, le demandeur doit avoir sa résidence normale en France, soit plus de 185 jours par an. Il ne peut pas cumuler plusieurs cartes conducteur valides délivrées par différents États.
Première demande : la démarche sur HubProTransport
Depuis le 23 octobre 2023, les demandes françaises ne se déposent plus dans l’ancien espace ChronoServices. Elles passent par le portail officiel HubProTransport. Le conducteur doit disposer de son propre compte, même lorsque son entreprise gère ensuite le dossier.
- Créer ou ouvrir son espace personnel HubProTransport.
- Choisir la demande de carte tachygraphe conducteur.
- Contrôler l’état civil, le numéro de permis et l’adresse d’expédition.
- Ajouter les justificatifs demandés par le portail, notamment la photo et les pièces correspondant à la situation.
- Valider le dossier, payer le droit d’usage et conserver la preuve de dépôt.
La demande peut être déléguée à l’employeur. Le conducteur renseigne alors le SIRET de l’entreprise et signe la délégation depuis son espace. Une adresse incomplète, une photo refusée ou une différence entre le permis et le formulaire suffit à retarder la fabrication. Mieux vaut relire chaque champ plutôt que déposer vite.
Le tarif indiqué par VDO pour une première demande, un renouvellement ou un remplacement est de 56 € HT, soit 67,20 € TTC. Une grille peut évoluer : le montant affiché dans HubProTransport au moment du paiement reste la référence à contrôler. Pour un salarié, la prise en charge doit être clarifiée avec l’employeur avant d’avancer les frais.
Renouvellement : agir entre trois mois et un mois avant l’échéance
La date de fin de validité figure directement sur la carte. ChronoServices recommande de déposer le renouvellement entre trois mois et un mois avant cette date, idéalement dès l’ouverture de cette fenêtre. Une carte échue ne bénéficie d’aucune tolérance comparable à une carte perdue ou défectueuse : conduire avec une carte périmée est considéré comme une conduite sans carte.
La nouvelle carte est utilisable le lendemain de l’échéance de l’ancienne. Si l’ancienne expire le 15 octobre, la nouvelle commence le 16 octobre. L’insérer avant sa date de début ne sert pas de test : le tachygraphe ne la reconnaîtra pas comme valide.
Avant la bascule, l’entreprise doit récupérer les dernières données de l’ancienne carte. Le conducteur conserve ensuite celle-ci sur lui pendant un mois, conformément à la recommandation de ChronoServices. Cette transition ne change rien aux règles de temps de conduite des poids lourds ni à la nécessité de sélectionner la bonne activité dans l’appareil.
Le contrôle simple qui évite une immobilisation
- programmer une alerte interne à J-90 ;
- vérifier que le dossier est bien validé, pas seulement enregistré ;
- suivre l’expédition dans l’espace personnel ;
- télécharger l’ancienne carte avant son expiration ;
- noter la date exacte de première utilisation de la nouvelle.
Carte perdue, volée ou défectueuse : que faire immédiatement ?
Il faut d’abord qualifier le problème. Un vol se déclare auprès des autorités compétentes de l’État où il s’est produit. Une perte se déclare auprès de l’autorité qui a délivré la carte et, si le pays de résidence est différent, auprès de celui-ci également. Une carte détériorée ou défaillante doit être restituée selon la procédure indiquée.
Dans tous les cas, le règlement européen impose de demander le remplacement dans les sept jours civils auprès de l’autorité du pays de résidence normale. Le texte prévoit une délivrance sous huit jours ouvrables après réception d’une demande circonstanciée. En France, ChronoServices annonce actuellement cinq jours ouvrables à compter de la réception d’un dossier complet. Ce délai de fabrication ne comprend pas forcément les échanges nécessaires pour compléter le dossier ni l’acheminement postal.
La carte de remplacement reprend normalement la date de fin de validité de la carte remplacée. ChronoServices précise toutefois qu’un remplacement intervenant dans les trois mois précédant l’échéance donne lieu à une carte valable cinq ans. Si la carte déclarée perdue ou volée est retrouvée ensuite, elle ne doit pas être réutilisée : elle doit être retournée à IN Groupe.
Peut-on conduire en attendant la carte de remplacement ?
Oui, mais ce n’est pas une autorisation de rouler normalement sans preuve. Après une perte, un vol, une détérioration ou un dysfonctionnement, le conducteur peut poursuivre au maximum pendant 15 jours civils. Une durée plus longue n’est admise que si elle est nécessaire pour ramener le véhicule à sa base. Dans les deux cas, il doit pouvoir justifier pourquoi il ne peut pas présenter ou utiliser sa carte.
Au début du trajet, il effectue une impression des données du véhicule, y inscrit les informations permettant de l’identifier, notamment son nom et son numéro de carte ou de permis, puis la signe. À la fin du trajet, il imprime les périodes enregistrées, complète les activités que l’appareil n’a pas enregistrées et signe à nouveau. Les déclarations, la preuve de demande de remplacement et les impressions doivent rester disponibles en cas de contrôle.
Cette procédure temporaire ne suspend aucun plafond. Les heures au volant, les pauses et le temps de travail dans le transport routier continuent à se calculer normalement. Le bon réflexe est donc simple : signaler l’incident le jour même, déposer la demande sans attendre le septième jour et transmettre chaque impression à l’entreprise. Quinze jours constituent un maximum réglementaire, pas un délai confortable à consommer.